Nous allons maintenant présenter des bonnes pratiques et des conseils pour la prestation de formations à distance synchrones ou hybrides. Ces types de formation à distance sont très exigeants pour un·e formateur·trice. En effet, non seulement le niveau d’interactions avec les apprenant·es peut être très élevé, mais cette interaction est directe et simultanée. Les formateurs·trices doivent donc être habiles pour maintenir l’implication des apprenant·es, donc avoir des qualités nécessaires à la présentation de contenu, mais aussi à l’animation d’un groupe synchrone. Nous allons maintenant détailler les éléments qui permettent d’offrir des formations synchrones ou hybrides de qualité.

La maîtrise de la technologie.

La première qualité requise est la maîtrise de la technologie. Si les formateurs·trices ne maîtrisent pas leur outil de formation, par exemple une plateforme de visioconférence, la qualité de la formation à distance est alors automatiquement compromise. On ne peut pas s’improviser formateur·trice à distance synchrone ou hybride sans avoir une certaine expérience et pratique dans l’utilisation de l’outil technologique choisi.

Il est fondamental d’apprivoiser l’outil, soit en faisant un exercice pratique avec les collègues ou en faisant une formation test. Chaque outil technologique a ses propres particularités mêmes si les principes de base, surtout au niveau des plateformes de visioconférence, sont souvent les mêmes. Le fait de maîtriser l’outil technologique diminuera le stress que pourrait éprouver le·a formateur·trice le jour de la prestation.

L’utilisation de la webcam ou de la caméra.

Une autre constante importante en contexte de formation à distance synchrone ou hybride, c’est l’utilisation de la webcam ou de la caméra. L’utilisation de la vidéo se fait généralement de 2 manières :

• soit la caméra du formateur ou de la formatrice est la seule à être activée (surtout dans les grands groupes),
• soit l’ensemble des participant·es à la formation activent leurs caméras.

Pour les apprenant·es, il est beaucoup plus intéressant de voir le·a formateur·trice et de sentir son implication. Cela ajoute un facteur d’interaction et de personnalisation important. Même si l’utilisation de la webcam ou de la caméra n’atteint pas le même niveau de perception que la formation en présence, elle rapproche les formateurs·trices de leurs apprenant·es.

Il est fondamental de savoir comment se présenter devant une webcam ou une caméra, ce qui n’est pas évident dans un premier temps. Le formateur ou la formatrice qui est habitué·e à la présence trouvera bizarre au début de regarder et de s’adresser à une webcam ou à une caméra.

Aussi, il est très important de se concentrer sur sa présentation visuelle, car il ne faut pas oublier que par le truchement de la webcam ou de la caméra vous êtes regardé·e par de nombreux·ses apprenant·es. Trop souvent, nous avons assisté à des formations à distance synchrones ou hybrides où les formateurs·trices, oubliant la webcam ou la caméra, présentent une mauvaise image et même quelquefois une image ridicule. Comme en présence, les formateurs·trices doivent être conscient·es qu’ils·elles sont regardé·es et évalué·es.

La connexion internet.

Premier détail technique, il est absolument essentiel que les formateurs·trices qui offrent une formation synchrone ou hybride connectent leur ordinateur avec un câble réseau et n’utilisent pas le sans fil. La connexion avec un câble réseau est toujours plus stable et plus rapide qu’une connexion sans fil. C’est pourquoi nous déconseillons d’offrir une formation synchrone ou hybride à partir d’une tablette ou d’un téléphone intelligent. L’outil technologique le plus stable reste à ce jour un ordinateur connecté avec un câble réseau. Cela peut sembler trivial, mais le type de connexion peut faire la différence entre une formation à distance synchrone ou hybride réussie ou ratée.

Les qualités d’une formatrice ou d’un formateur synchrone ou hybride.

Une bonne pratique très importante à considérer lors de la prestation de formations à distance synchrones ou hybrides, c’est d’être aussi animé·e et présent·e que lors d’une formation en présence, voire plus. C’est-à-dire qu’il faut bouger et avoir des expressions devant sa  webcam ou sa caméra et être dynamique. Si vous débitez de façon statique et monocorde votre contenu, les apprenant·es perdront de l’intérêt. Il ne faut jamais oublier que par le biais de votre webcam ou de votre caméra les apprenant·es vous voient, même si vous n’avez pas de contacts visuels directs avec les apprenant·es.

Quelles sont les qualités d’une bonne formatrice à distance ? Je dirais l’enthousiasme, c’est-à-dire : toutes les stratégies, les modulations de la voix, les dynamiques.

Aussi, ce que j’ajoute comme contenu dans les diapositives, ce que je tape directement, a pour objectif de faire en sorte que les gens se reconnaissent.

Cela fait 20 ans que je fais carrière dans le monde de la formation. Et je pense que [la joie de vivre] est vraiment un critère de performance et de compétence, dans la formation en général mais en particulier avec les technologies à distance.

Il faut profondément être investi·e du désir de partager et profondément convaincu·e, ou en tout cas jouer le jeu, de la valeur du contenu qu’on livre au-delà de la réceptivité qu’on sent, car des fois on ne ressent rien. Or, on a un mandat, une mission. On est mandaté par une entreprise et on ne sait pas l’impact très positif qu’on peut avoir sur les gens. Donc c’est important.

Transmettre cette joie de vivre passe par la voix, d’une certaine manière aussi par prendre soin de soi comme formateur, donc de favoriser son inspiration, chacun avec nos façons de faire, autant que quand on est en dynamique physique parce qu’il y a quand même quelque chose qui passe par le corps. Peut-être même qu’il faut être un peu plus dynamique et plus investi·e parce qu’on n’a pas le soutien visuel pour établir le contact.

Catherine Venne,
Consultante en ressources humaines spécialisée en développement des compétences, chargée de cours universitaire à la Faculté des sciences de l’éducation de l’UQAM et formatrice à distance depuis 2003

Le choix d’une caméra ou webcaméra.

Vous remarquerez à la lecture de cette section que nous mentionnons comme outils la webcam et la caméra DV. Quelles sont les différences entre les deux? Premièrement, il faut savoir que la majorité des plateformes de visioconférence comprime le signal vidéo pour assurer une bonne stabilité. Donc, l’utilisation d’une caméra DV ne vous permettra pas nécessairement d’avoir une image plus claire.

Une webcam de bonne qualité, avec une résolution de 1080 pixels, offrira une très bonne qualité vidéo pour votre formation à distance synchrone ou hybride. Le grand avantage d’une caméra DV est la possibilité d’utiliser un zoom mécanique plutôt qu’un zoom numérique qui est toujours moins efficace. Si vous n’avez pas besoin de zoomer, une webcam de bonne qualité est parfaitement acceptable. Par contre, si vous offrez une formation hybride où il serait intéressant de faire des zooms des différent·es participant·es, alors la caméra DV devient un outil intéressant.

Pour faciliter la connexion entre votre ordinateur et une caméra DV, nous vous suggérons l’utilisation de l’appareil Camlink. Cet outil vous permet de simplement brancher une caméra DV à votre ordinateur par une connexion USB. L’appareil n’est pas très dispendieux et il facilite grandement la connexion d’une caméra DV.

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Le maintien de la dynamique.

Nous allons maintenant présenter une bonne pratique qui est absolument fondamentale pour la prestation de formations à distance synchrones ou hybrides. Dans ce type de formation, l’interaction avec les apprenant·es est très différente de celle que vous éprouverez lors d’une formation en présence. En effet, les apprenant·es n’ont pas toujours le réflexe naturel d’intervenir et de poser des questions comme lors d’une formation en présence. Il faut donc interpeller directement et personnellement les apprenant·es. Par exemples, « Madame X, avez-vous des questions? », « Monsieur X, désirez-vous apporter des précisions? », etc.

Si les formateurs·trices n’interpellent pas directement les apprenant·es, il risque d’y avoir un long silence et une impression, justifiée ou non, que les apprenant·es ne sont pas impliqués·ées dans la formation. Le fait d’interpeller directement les apprenant·es augmentera de façon assurée l’interaction durant votre formation à distance synchrone ou hybride. Nous n’insisterons jamais trop sur l’application de cette bonne pratique pour s’assurer de l’intervention et de la participation des apprenant·es. Elle fera la différence entre une formation à distance ennuyante et une formation à distance interactive et dynamique.

Et si personne ne répond à vos questions dirigées? Catherine Venne présente une stratégie intéressante. Précisons que lors de ses formations, elle est la seule à avoir accès au clavardage.

J’ai le plus de questions dirigées possible, car j’aimerais que mon contenu soit interactif à environ 20 ou 25 %, mais dans les faits, je n’y arrive pas. Alors, au fil des années, ma stratégie a été de développer moi-même des réponses clés. Donc si je pose une question qui est critique, par exemple « Est-ce que vous adhérez à … » ou « Qu’est-ce que vous pensez de … », et que je n’ai aucune réponse, je dis « Ah oui, en effet, très intéressant! Via le chat, on me dit que … ». Et souvent, le fait de dire cela, même si c’est purement inventé, ça relance la discussion et cela fait en sorte que les gens vont plus s’engager par la suite.

En effet, même si c’est à distance en synchrone, l’objectif c’est quand même de rejoindre les gens et de faire qu’ils s’engagent dans la démarche et dans l’apprentissage, malgré tous les freins technologiques, audio, etc.

Je pense aussi qu’il faut manifester beaucoup d’humour et parfois des participants ont de vifs éclats de rire, donc cela nourrit l’échange.

Catherine Venne,
Consultante en ressources humaines spécialisée en développement des compétences, chargée de cours universitaire à la Faculté des sciences de l’éducation de l’UQAM et formatrice à distance depuis 2003

Un matériel didactique varié et adapté.

Comme nous le mentionnerons dans la section 6.1 sur la conceptualisation d’une formation à distance synchrone ou hybride, il est essentiel lors de la prestation de votre formation de présenter un matériel didactique varié et visuellement attractif. Si vous utilisez des diapositives de type PowerPoint ou PDF, il est préférable qu’elles soient visuellement intéressantes plutôt que d’avoir un texte monochrome. De plus, nous vous déconseillons fortement de lire vos diapositives. Comme dans une formation en présence, le fait de lire les diapositives que vous présentez n’est pas une bonne pratique. N’oubliez pas que l’animation dynamique ajoute beaucoup de valeur et de qualité à votre formation à distance synchrone ou hybride.

À ce sujet, nous vous conseillons fortement de transformer votre matériel didactique en format PDF. En effet, ce format léger conserve la mise en page de vos documents didactiques. Il sera accepté par l’ensemble des plateformes de visioconférence. Par contre, un format PowerPoint, surtout s’il intègre des éléments dynamiques comme des images animées, risque de ne pas conserver une bonne présentation. Donc, le format PDF vous assure une stabilité incomparable lors de votre formation à distance synchrone ou hybride.

Certaines plateformes de visioconférence, comme Via de SVIe Solutions, vous permettent de télécharger directement vos documents didactiques dans la plateforme de visioconférence. Il y a alors une conversion qui s’effectue en ligne. D’autres plateformes de visioconférence, par exemple Zoom, n’offrent pas la possibilité de télécharger les documents. Il n’y a donc pas de conversion. Avec ce type de plateforme, il faut utiliser le partage d’écran pour pouvoir présenter vos documents didactiques lors de la formation à distance. Ce sont deux approches technologiques différentes et nous ne pouvons pas dire si l’une est meilleure que l’autre. Nous avons seulement constaté que lors de la conversion d’un document en format PowerPoint dans une plateforme comme Via de SVIe Solutions il peut y avoir une perte au niveau de la mise en page.

L’utilité du clavardage.

Si votre formation à distance synchrone ou hybride rejoint un nombre important d’apprenant·es, vous n’aurez pas forcément la possibilité de tester l’ensemble des micros de ces derniers·ères. Si cela est possible, nous vous suggérons alors d’utiliser le clavardage qu’offre l’ensemble des plateformes de visioconférence pour avoir une bonne interaction.

Avec le clavardage, vous êtes certain·e que les apprenant·es seront en mesure de poser leurs questions ou leurs commentaires. Par exemple, si vous donnez une formation à distance synchrone ou hybride à 100 apprenant·es, il est illusoire de penser que l’ensemble des micros des apprenant·es fonctionneront correctement. La solution est alors d’utiliser le clavardage pour maximiser les interactions.

Nous vous suggérons également de lire à haute voix les questions de vos apprenant·es. Par exemple,  « Madame X demande s’il y a des logiciels qui permettent d’écrire dans un traitement de texte? ». Vous pouvez alors répondre de façon audio, ce qui dynamise l’échange avec les apprenant·es. D’ailleurs, donner une réponse par audio plutôt que de taper votre réponse dans le clavardage est beaucoup plus rapide et permet de rejoindre l’ensemble de votre auditoire.

Outre le fait de recevoir des questions directement des apprenant·es, si vous désirez ajouter de l’interaction dans votre formation synchrone ou hybride, il est important de tâter l’implication et l’intérêt de vos apprenant·es. Par exemple, vous pouvez demander durant votre formation « Est-ce que ce que je viens d’expliquer est clair? Répondez-moi par oui ou par non dans le clavardage. » Vous aurez alors un indicateur du bon déroulé de votre formation. Si la réponse est non, vous pouvez alors relancer les apprenant·es pour identifier le contenu qui n’a pas été compris.

La règle fondamentale c’est que le formateur ou la formatrice ne doit pas attendre que les apprenant·es se manifestent d’eux-mêmes·elles-mêmes. Il·elle doit continuellement les relancer pour favoriser l’interaction dans sa formation synchrone ou hybride.

Inclure des questionnaires et des sondages.

Vous augmenterez grandement l’interaction dans votre formation si vous incluez des questionnaires ou des sondages dans celle-ci. Le fait de faire participer directement vos apprenant·es durant la formation à distance synchrone ou hybride augmentera l’intérêt et l’interactivité de celle-ci. Nous vous suggérons de commenter de façon audio directement les résultats de votre questionnaire ou de votre sondage. Par exemple, «  Je constate que 90 % des participant·es ont compris le principe de la gestion documentaire. » Ou encore « Nous avons 95 % de bonnes réponses à notre question. ». L’ensemble des plateformes de visioconférence permet d’intégrer des questionnaires ou des sondages en direct dans vos formations à distance. Il ne faut pas se priver de ces outils pour augmenter l’interaction de vos formations synchrones ou hybrides.

En somme.

Dans cette partie du guide, nous avons présenté quelques bonnes pratiques et quelques conseils pour offrir des formations à distance synchrones ou hybrides avec le plus d’interactions possible. Naturellement, nous ne pouvons pas couvrir l’ensemble des bonnes pratiques qui correspondent à la réalité de vos objectifs et à celle de vos apprenant·es. Il nous a donc semblé plus efficient de présenter des lignes directrices qui peuvent s’appliquer communément à des contextes de formation variés.